Questo modello è una base di lavoro da adattare al settore, ai ruoli e ai rischi dell'organizzazione. Le sezioni seguono l'ordine in cui le domande emergono davvero: prima gli strumenti e i dati, poi verifiche, trasparenza e incidenti.
1. Scopo
L'organizzazione definisce regole per usare strumenti di intelligenza artificiale in modo utile, sicuro, trasparente e verificabile.
2. Strumenti autorizzati
Elencare gli strumenti approvati, l'account richiesto, il referente e i casi d'uso ammessi.
| Strumento | Account | Usi consentiti | Referente |
|---|---|---|---|
3. Dati vietati o soggetti ad approvazione
Non inserire senza autorizzazione:
- credenziali, chiavi API e segreti;
- dati sensibili o categorie particolari;
- contratti, NDA, codice proprietario e know-how;
- dati di clienti, dipendenti o candidati non minimizzati;
- informazioni soggette a vincoli di riservatezza.
Per orientarsi caso per caso c'è la checklist dati e tool AI, da allegare alla policy.
4. Verifica degli output
Ogni output usato nel lavoro deve essere verificato rispetto a:
- accuratezza e completezza;
- fonti, numeri e riferimenti;
- tono, discriminazioni e contenuti inappropriati;
- conformità a regole interne e obblighi del settore;
- adeguatezza al destinatario.
La responsabilità finale resta della persona che approva o pubblica il risultato.
5. Trasparenza
Definire quando informare colleghi, clienti o utenti sull'uso dell'AI, soprattutto quando l'output incide su decisioni, comunicazioni o contenuti pubblicati.
6. Incidenti e dubbi
In caso di errore, fuga di dati, output discriminatorio o uso non autorizzato:
- interrompere il flusso;
- conservare le informazioni utili all'analisi;
- avvisare il referente interno;
- valutare notifica, correzione e prevenzione.
7. Formazione e revisione
Il referente aggiorna questa policy quando cambiano strumenti, processi, rischi o indicazioni normative. Ogni collaboratore riceve una formazione proporzionata al proprio ruolo, come richiesto anche dall'articolo 4 dell'AI Act.
Referente AI:
Data di approvazione:
Prossima revisione: